Un flusso operativo che sa che cosa chiedere, a chi, entro quando e che cosa manca. Lo studio vede lo stato di ogni pratica in tempo reale e interviene solo dove serve davvero il giudizio di un professionista.
Quando richieste, allegati e conferme viaggiano su canali diversi, il team passa più tempo a ricostruire lo stato della pratica che a lavorarla. Il costo non è solo in ore: sono le scadenze che si avvicinano mentre metà dei fascicoli è ancora incompleto. Document Flow centralizza la regia della raccolta senza imporre un nuovo gestionale.
Il flusso viene adattato alle procedure dello studio: quella che segue è la struttura di riferimento, così sai esattamente che cosa stiamo costruendo prima di firmare qualsiasi cosa.
Definiamo clienti, referenti, canali autorizzati e documenti attesi per periodo o adempimento. È qui che il flusso impara la differenza tra una LIPE, una CU e un fascicolo di bilancio.
Il sistema prepara e invia un messaggio con checklist leggibile, scadenza e istruzioni concordate. Il cliente riceve un elenco chiaro di ciò che manca, non un promemoria generico.
Email e allegati vengono associati automaticamente al cliente e alla raccolta corretta. Lo stato del fascicolo si aggiorna da solo: nessuno deve più spuntare righe a mano.
Formato, denominazione, periodo di riferimento e presenza dei campi attesi vengono verificati secondo regole definite con lo studio. Nessun giudizio fiscale, solo controlli oggettivi.
I promemoria partono soltanto per gli elementi ancora mancanti, con frequenza, tono ed eventuale escalation approvati dallo studio. Chi ha già inviato tutto non viene disturbato.
Le eccezioni arrivano a una persona con il contesto necessario per decidere. Quando la checklist è completa, la pratica viene segnalata come pronta per la lavorazione.
Email e PEC, Microsoft 365, Google Workspace, Drive, OneDrive, SharePoint, fogli di calcolo e gestionali possono entrare nel progetto quando accessi, API e condizioni del fornitore lo consentono. La fattibilità di ciascuna integrazione viene verificata in analisi, prima del preventivo: nessuna sorpresa a metà progetto.
Il cruscotto mostra una raccolta mensile simulata: 32 clienti, documenti ricevuti, solleciti pianificati ed eccezioni assegnate. Cinque minuti per capire se questo è il modo in cui vuoi vedere il tuo studio.
Nel primo confronto definiamo volumi, strumenti, eccezioni e un possibile perimetro di pilota, con i relativi indicatori. Trenta minuti che valgono un intero ciclo di raccolta.